نظرسنجی

شما از چه طریق با این سایت آشنا شدید؟






پر بيننده ترين مطالب

نكات مهم در استقرار و پشتیبانی سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی



تعداد بازدیدکنندگان 4363 بازدید نسخه چاپی

*سیدوحید صدر‌الدینی
یكی از اهداف سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی پوشش دادن تمامی فرآیندها و فعالیت‌های یك بنگاه تحت یك نظام جامع نرم‌افزاری است. برای نیل به این هدف دو مرحله وجود دارد: مرحله استقرار و مرحله توسعه. در مرحله استقرار هدف این است كه با یك روش و یا متدولوژی پیاده‌سازی نرم‌افزار را استقرار داد و مرحله توسعه بعد از استقرار اتفاق می‌افتد و هدف آن انطباق سیستم با تغییرات جدید و پیش‌بینی نشده برای تامین نیازهای جدید بنگاه است.  در حال حاضر، بیشتر مسائلی كه وجود دارد، در مرحله اول استقرار است و كمتر سازمانی به مسائل مرحله دوم برخورد داشته است. در یك سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی مناسب قابلیت تطبیق و پیكربندی چابك نرم‌افزار بر اساس نیازهای سازمان حرف اول را می‌زند. 

چنین نگرشی برای مكانیزه‌ نمودن فرآیندهای یك سازمان ایجاب می‌كند كه بنگاهی كه قصد بهره‌برداری از چنین سیستمی دارد به مسائل مختلفی توجه نماید كه برخی از آنها در ادامه توضیح داده می‌شوند. 1 - وجود كاربران علاقمند و تحول‌گرا با عزمی راسخ در اجرای سیستم‌های جدید كه از آنها به عنوان كاربران توانمند (Power User) یاد می‌شود از اركان اصلی برای تضمین موفقیت در راه‌اندازی است. در هر حوزه اصلی سازمان شامل (مالی، منابع انسانی، برنامه‌ریزی و كنترل مواد، اتوماسیون اداری، بازرگانی و یا كنترل پروژه) شناسایی و تعیین مسئولیت چنین كاربرانی از ضروریات این پروژه است. در هر حوزه حداقل یك نفر از كارشناسان باید، با مشخصات فوق، شناسایی شده و از سوی مدیریت بنگاه مامور راه‌اندازی شوند. ایجاد مكانیزم‌های تشویقی برای چنین افرادی توصیه می‌شود. 

2 - كارفرما و یا مدیریت بنگاه باید به تیم راه‌اندازی سیستم اعتماد نماید و از تیم راه‌اندازی حمایت لازم را در طول پروژه بعمل آورد. 

3 - مدیر بنگاه نسبت به اهداف اصلی كه سیستم باید بدنبال آن باشد اشراف كامل داشته باشد و با تیم راه‌اندازی آن را توافق نماید و كمك كند تا بار مسائل حاشیه‌ای، كه تیم را از هدف اصلی دور می‌كند، را به حداقل برساند.

4 - كارفرما به این موضوع اشراف داشته باشد كه شكل انتظارات از سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی نسبت به بسته‌های نرم‌افزاری آماده متفاوت است و انتظار نمی‌رود كه سرعت راه‌اندازی این دو سیستم با همدیگر یكسان باشند ولی انتظار می‌رود كه سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی انطباق بیشتری با نیازهای سازمان داشته باشد. 

5 -  معمولا 20 درصد قابلیت‌های مورد نیاز در 80 درصد مواقع مورد استفاده قرار می‌گیرند و 80 درصد قابلیت‌های سیستم در 20 درصد مواقع، بنابر این مدیر بنگاه باید در ابتدا بر روی سهولت قابلیت‌های آن 20 درصد اصلی تاكید نماید و بار پردازش مسائل و فرآیندهای استثنایی را كاهش دهد. 

6 -  در پروژه‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی تعهدات زمانی در مورد رسیدن به یك نتیجه مطلوب دو طرفه است و این تعهد را باید هم بنگاه و هم پیمانكار راه‌اندازی تواما متعهد شوند. نمی‌توان انتظار داشت كه بدون انجام تعهدات طرف كارفرما در این حوزه پیمانكار بتواند كار موفق و به موقعی را ارائه نماید. نتیجه اینكه راه‌اندازی سیستم برنامه‌ریزی منابع  سازمانی صرفا بر عهده پیمانكار نیست و تعامل بسیار نزدیك كافرما و پیمانكار را می‌طلبد. 

7 -  با توجه به قابلیت توسعه و گسترش سریع یك سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی از یك سو و تغییر نیازها و اهداف پروژه در طول پروژه، مشخص نمودن انتهای پروژه را بسیار دشوار می‌كند. توجه به نتایج مقطعی در بازه‌های زمانی كوتاه و پی‌ریزی چارچوب قراردادی بر اساس نتایج بدست آمده در بازه‌های زمانی كوتاه می‌تواند به تداوم همكاری سالم بین كارفرما و پیمانكار كمك نماید. 

8 -  استقرار یك سیستم فراگیر نیاز به تعامل مثبت در طول مدت زمان طولانی دارد بنابر این مثبت نگاه ‌داشتن فضای همكاری و تعامل مثبت كاركنان و اعضاء تیم راه‌اندازی در طول پروژه بسیار ضروری و كلیدی است. 

9 -  با توجه به وجود نگرش‌های جدید به خصوص در حوزه مالی در سیستم‌های مدیریت منابع سازمانی لزوم وجود دیدگاه‌های منعطف و همراه با این پروژه درحوزه‌های مختلف ضروری است.

10 - با توجه به ماهیت پویای اطلاعات در سیستم كه باعث می‌شود در هر لحظه تصویر اطلاعات اخذ شده از سیستم نسبت به تصویر اطلاعات چند لحظه قبل به روزتر و دقیق‌تر باشد، تاكید بر اخذ اطلاعات از گزارش‌های سیستمی به جای گزارش‌های كاغذی كه خیلی زود غیر معتبر می‌شوند در فرآیندهای داخلی سازمان توصیة اكید می‌شود. بدیهی است ارائه گزارش‌هایی با مخاطب خارج از سازمان و یا فرم‌های و قالب‌های چاپی لازم برای مراجع رسیدگی خارج از سازمان نیاز به گزارش‌ها و قالب‌های خروجی كاغذی دارد. این نگرش نیاز به فرهنگ‌سازی متناسب دارد.

*مدیرعامل شركت سبز داده‌افزار